Beschwerdemanagement
Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften sowie ökologischen und sozialen Regeln hat bei der NSH-Gruppe oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten zu erfahren und dies zu unterbinden. Das Whistleblower-System der NSH-Gruppe bietet die Möglichkeit, mögliches Fehlverhalten zu melden.
Wir prüfen jede Meldung gründlich und gehen ihr systematisch nach. Außerdem garantieren wir den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber, Betroffene und Mitarbeiter, die an der Untersuchung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken. Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber und alle Mitarbeiter, die zur Förderung korrekten Verhaltens bei der NSH-Gruppe beitragen, werden nicht toleriert. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß bewiesen ist. Die Ermittlungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren bearbeitet.
Präambel
Das LkSG ist auf mögliche Feststellungen von Menschenrechts- und Umweltverletzungen entlang der Lieferkette ausgerichtet und verpflichtet – zur Stärkung von Betroffenenrechten – die im Geltungsbereich befindlichen Unternehmen zur Implementierung von gesetzlich benannten Sorgfaltspflichten, um international anerkannten Menschenrechten gerecht zu werden. Das Beschwerdeverfahrens ist ein elementarer Bestandteil des LkSG, dessen spezifische Umsetzung in der NSH Gruppe nachfolgend beschrieben wird.
Anwendungsbereich & Zielgruppe
Das in den §§ 8 und 9 vorgeschriebene Beschwerdeverfahren stellt eines der Kernelemente des LkSG dar. Jeder Person, die einen beschwerderelevanten Vorgang festzustellen glaubt, soll ermöglicht werden, auf menschenrechtliche bzw. umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen entsprechender Pflichten hinzuweisen, die durch unternehmerisches Handeln im eigenen Geschäftsbereich oder bei einem unmittelbaren Zulieferer verursacht wurden (§ 8 Abs. 1).
Etablierung eines NSH Beschwerdeverfahrens
Die NSH Gruppe nutzt die praktisch zulässige Zusammenführung der im deutschen Hinweisgeber-schutzgesetz (HinSchG) geregelten Whistleblowerhotline mit dem gemäß LkSG zu installierenden Beschwerdeverfahren zu einem gemeinsamen Meldekanal, der den gesetzesübergreifend erforderlichen Standards gerecht wird. Diese wird für alle Standorte einheitlich durch einen externen Dienstleister (Rechtsanwalt) übernommen, der die in diesem Zusammenhang entstehenden Aufgaben unparteiisch und unter Vermeidung von Interessenskonflikten übernimmt.
Zugang zum Beschwerdeverfahren
Betroffene Personen der Zielgruppe (nachfolgend Hinweisgeber) erreichen das Beschwerdeverfahren jederzeit barrierefrei über drei wählbare Kanäle, die öffentlich zugänglich auf der Homepage der NSH Gruppe wie folgt kommuniziert werden:
Postalisch
Herr Dr. Knut Karnapp
MORGENSTERN Rechtsanwaltsgesellschaft
Hohe Straße 8
09112 Chemnitz
trusted-gzr@morgenstern-legal.com
Telefonisch
+49 800 – 21 000 12
Wahrung der Anonymität
Grundsätzlich motiviert die NSH Gruppe die Hinweisgeber ihre Identität offenzulegen. Die Vertraulichkeit der Identität wird im gesamten Prozess sichergestellt, soweit nicht behördliche Anforderungen (beispielsweise in Strafverfolgungsermittlungsverfahren) dem zwingend entgegenstehen oder der Hinweisgeber schriftlich seine Einwilligung zur Offenlegung gegeben hat.
Darüber hinaus besteht die grundsätzliche Möglichkeit, Meldungen auch anonym zu tätigen. Wir weisen jedoch darauf hin, dass eine Bearbeitung des Vorgangs unter diesen Umständen erschwert sein kann und deshalb eine Verpflichtung zur Bearbeitung nicht als vereinbart gilt.
Ablauf des Beschwerdeverfahrens
In einem ersten Schritt muss der Hinweisgeber den für sich passenden Meldekanal wählen und über diesen alle im Kontext notwendigen Angaben an den Verfahrensbeauftragten übermitteln. Nach Eingang verbleiben die Informationen zunächst bei dem im Auftrag handelnden Rechtsanwalt, der diese prüft und mit einer Frist von 7 Tagen den Eingang der Meldung dem Hinweisgeber gegenüber bestätigt.
Im Nachgang erfolgt die Kommunikation des Sachverhaltes an den/die betreffenden NSH Standorte. Zur Vermeidung von Konfliktpotential geschieht dies nicht an interne Einzelpersonen, sondern an ein Gremium bestehend aus Geschäftsführung, standortverantwortlichem Compliance Koordinator, Einkaufs- sowie Personalleiter und dem Menschenrechtsbeauftragten. Die weitere Klärung der Meldung erfolgt durch alle Empfangspersonen gemeinsam und wird durch den externen Beauftragten an den Hinweisgeber übermittelt.
Der Ablauf und die Inhalte des Beschwerdeverfahrens werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften dokumentiert.
Gewähr unparteiischen Handels & Verschwiegenheit
Alle Personen, die im Bearbeitungsprozess der Meldungen involviert sind, sind zu einem unparteiischen Handeln verpflichtet. Sie sind unabhängig und im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit nach dieser Verfahrensordnung nicht an Weisungen gebunden. Darüber hinaus sind sie zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Schutz vor Benachteiligung
Die NSH Gruppe gewährleistet den Hinweisgebern gemäß § 8 Abs. 4 einen wirksamen Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung. Repressalien im kausalen Zusammenhang mit einer Meldung werden nicht toleriert.
Überprüfung des Beschwerdeverfahrens
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens sowie dieser Verfahrensordnung wird in Übereinstimmung mit § 8 Abs. 5 einmal jährlich sowie anlassbezogen überprüft. Hierfür werden eingehende Meldungen mit dem Ziel einer kontinuierlichen Verbesserung bzw. Prävention regelmäßig ausgewertet und das Verfahren bei Bedarf angepasst.